盛岡市、指定管理者 寿広、高松公園利用団体協議会
2025年度の利用方法について反省と問題点、今後の方針について
情報共有
2025年度の大会利用における利用、キャンセルの問題点
・大会、行事・イベントの利用調整会議において決定した内容について、指定期日までにキャンセルを行うことなく①決定していた大会ではなく別な大会に変更する、②大会で利用せず申込み団体の練習に変更する、③他の団体へ又貸しを行い他団体が主管する大会または練習に利用させるなどの行為が横行している。
・時間キャンセルの直前実施（３日前までに行うものが直前や当日に行われている）によりグラウンドを効率的に利用できず、管理者の減収につながる。
・予備日の設定により有効活用、適切な利用料収入が阻まれてしまう。（利用料免除団体）
・利用時間が明らかに少ないにもかかわらず多くの時間を予約することで他の団体へ有効に貸出できず、適切な利用料収入が見込めない。（利用料免除団体）
・育成年代の大会利用における大会本部席、本部後方において喫煙、吸い殻の放置が散見
これを見ている児童生徒は、これを学んでしまう。競技の資質低下、延焼被害など懸念
管理者と利用者（団体）が互いに有効な運営につなげるために
相互の立場を十分に考慮し、本協議会が、高松多目的広場をより多くの市民に有効的で、円滑に、そして公平に利用いただくための組織的活動として継続していることを理解し、利用調整の場に臨んでいただきたい。
このことに協力が得られないのであれば、その団体に利用調整会議への参加を許可することはできない。
適切な利用、キャンセル方法について明確化
施設管理者としての適切な収入を阻止することはあってはならないし、ルールをお守りいただけない団体に大会利用を許可することはできない。
そこで大会運営上、必然とすべき状況を考慮し、三者において適切なキャンセル規程を設定し、それに従って施設運営を行っていただくとともに利用者も不正な使用をすることなく、また不正な使用を許すことなく毅然とした姿勢で臨むものである。
協議、決定した内容を共有し今後も同施設の円滑かつ適正、公平な利用につながるよう皆様とともに協力し合って参りたい。
高松公園多目的広場グラウンド
予約キャンセル、時間変更等を行う場合の取り扱いについて （改定 2026年3月より）
◎大会等の利用調整会議で決定した内容
〇予約した大会が実施できなくなった場合、予約時間を短縮する場合
・利用月の2ヶ月前の末日までに予約キャンセル、時間変更の連絡を入れること。
その後のキャンセルについては満額の利用料を納入することとする。
※やむを得ない理由により2ヶ月前までにキャンセル、変更を連絡できない場合は、予め管理者に相談のうえ協議すること。遅くとも1ヶ月前の末日までに報告することとする。時間変更についても同様の取り扱いとする。
但し、いずれの場合でも利用月の1ヶ月前の末日までに決まらなかった場合は満額の利用料を納付すること。
・利用キャンセルについては連絡を受け付けた後、その3日後に空き状況をホームページ
で公表し、その後に一般利用として申込みを受け付ける。
利用者の決定は公開日の翌日中に締切り、管理者の無作為抽選によって決定する。
（以降は先着順にて受け付ける）
利用キャンセルがあって、利用日が翌々月以降の場合は規定の公開日に一般利用として情報を公開し、規定の方法で利用者を決定する。
〇練習等の利用調整会議で決定した内容
利用日の14日前までに予約キャンセルの連絡を入れること。
〇一般利用の申し込みで決定した内容
利用日の７日前までに予約キャンセルの連絡を入れること。
○キャンセルの連絡方法
予約をキャンセルする場合は電話連絡のうえ、メールにて高松多目的広場管理事務所（tamokuteki@juko-net.co.jp）宛てに団体名、予約した日時を送信すること。
（連絡の有無によるトラブルを防止するため）
〇キャンセルの例外規定
雷、突風などの急激な悪天候によるキャンセルは例外とする。
また台風や豪雨等の特殊な事情によるキャンセルの場合も例外とするが、週間天気予報などで十分に予測可能な状況の場合、連絡の遅滞であるため例外規定には含まないので早期に判断の上、ご連絡ください。
ご注意
3・4月に実施する予定の大会、行事・イベント等の予約を行う際は、今回新たに定めたキャンセル料の条件が即座に適用されます。
あらかじめ日程や時間等を精査したうえで申し込みいただき、不要な混乱をきたさぬようご注意いただきますとともに、変更ある場合は決められた期日までに施設管理担当へご連絡ください。
上記の内容をお守りいただけない場合、次年度以降の会議への参加をお断りする場合があります。十分ご注意ください。